Выбор программы автоматизации документооборота - это ответственный шаг, который во многом определяет как развитие электронного документооборота в организации, так и развитие самой организации. Довольно часто выбор такой системы руководство доверяет руководителям и специалистам службы ДОУ. Однако как им разобраться в великом множестве предлагаемых рынком программ электронного документооборота, существенно отличающихся друг от друга по стоимости и функционалу, и выбрать самый подходящий продукт для своего предприятия?

Итак, от чего зависит выбор программы автоматизации документооборота? Конечно, от уровня зрелости оборота документированных данных на предприятии и в его готовности к организации электронного оборота документов. Вторым фактором является цель внедрения системы - то есть что именно заказчик хочет получить от программы, какими ресурсами он для этого располагает.

Типы систем электронного документооборота:

- программы workflow - программы, которые управляют маршрутами движения документа;

- электронный архив - функционал продуктов такого типа сводится к простой организации хранения всех документов и обеспечению удобного поиска;

- программы, предназначенные для организации специальных видов документооборота - финансового, кадрового, материально-технического, конструкторского и др.;

- системы, предназначенные для организации управленческого оборота документов;

- ПО, которые обеспечивают работу в распределенных территориально организациях.

Необходимо учитывать тот факт, что успех внедрения той или иной системы во многом зависит от человеческого фактора - важно найти грамотного и квалифицированного консультанта. Совокупная стоимость владения программой автоматизации оборота документов включает:

* стоимость организации различных каналов связи;

* зарплату технических специалистов, которые необходимы для обеспечения ее работоспособности;

* стоимость покупки некоторых дополнительных рабочих станций, серверов, их монтаж;

* стоимость базового ПО;

* стоимость обучения пользователей системы - в данном случае существенно снизить затраты на обучение позволяют дистанционные курсы обучения;

* стоимость настойки или доработки программного обеспечения;

* стоимость работ по внедрению системы;

* оплату часов для настройки или доработки системы.

Все перечисленное выше необходимо сравнить и оценить. Как правило, для этого рекомендуется составлять сравнительные таблицы. Стоит отметить, что нужно  сравнивать не просто стоимость программного продукта, а совокупную стоимость владения им - то есть, в какую цену обойдется предприятию весь проект по организации электронного документооборота.

В любом случае не нужно бояться ошибиться с выбором программы электронного документооборота. Ведь часто организации вырастают из нее, как  дети из одежды. Однако опыт показывает, что практически для любого предприятия лучше иметь хотя бы какую систему, чем вовсе ее не иметь.